협업툴 보안 설정 점검하기

협업툴 보안 설정 점검하기

디지털 업무 환경이 빠르게 변화하면서 슬랙(Slack), 노션(Notion), 트렐로(Trello), 구글 워크스페이스(Google Workspace), 마이크로소프트 팀즈(Teams) 등 다양한 협업툴이 우리의 업무환경에서 일상이 되었습니다. 이러한 협업툴은 높은 효율성과 유연성을 제공하는 동시에, 기업 내부의 중요한 데이터가 흐르는 통로가 되기도 합니다.

하지만 편리함만큼이나 협업툴로 인한 보안 리스크도 증가하고 있으며, 실제로 협업툴을 통한 정보 유출, 계정 탈취, 내부 문서 공개 등 수많은 보안 사고가 발생하고 있습니다. 이번 글에서는 협업툴을 안전하게 사용하기 위한 보안 설정 점검 항목을 6가지로 나누어 설명합니다.

1. 사용자 권한 설정 체계화

협업툴을 사용하는 데 있어 가장 먼저 점검해야 할 사항은 사용자 계정의 권한 설정입니다. 많은 기업이 편의성을 이유로 모든 직원에게 관리자 권한을 부여하거나, 프로젝트 완료 후에도 외부 협력업체 계정을 회수하지 않고 방치하는 경우가 많습니다.

• 역할 기반 권한 구분: 관리자, 편집자, 열람자 등
• 외부 협력사, 프리랜서는 최소 권한만 부여
• 퇴사자 계정은 즉시 삭제하거나 비활성화
• 프로젝트 종료 후 공유 권한 정리
• 공용 계정 사용 금지 및 개별 로그인 사용
• 중요 문서 접근은 관리자 승인 절차 거치기

역할 기반 권한(RBAC)은 정보 접근을 최소화하여 내부 유출 사고를 줄이는 데 매우 효과적입니다. 특히 인사, 회계, 영업 등 민감한 자료가 포함된 부서는 보안 그룹으로 별도 설정하고, 일반 사용자에게는 열람 권한조차 부여하지 않는 것이 안전합니다.

2. 로그인 보안 강화 (2단계 인증 필수)

협업툴 계정은 보안의 시작점입니다. 로그인 정보가 유출되면 자료 접근은 물론이고, 다른 팀원으로 위장해 악의적인 메시지나 파일을 유포하는 공격도 발생할 수 있습니다. 따라서 모든 협업툴 사용자에게 2단계 인증(MFA)을 적용해야 합니다.

• SMS 또는 OTP 기반 2단계 인증 설정
• 기기 등록 기능으로 낯선 기기 접속 차단
• 다중 위치 로그인 시 관리자 알림 설정
• 비밀번호 정책 강화: 8자리 이상, 영문+숫자+기호 조합
• 정기적인 비밀번호 변경 유도 (분기 1회 이상)
• SSO(싱글사인온) 연동 시 내부 보안 정책 일괄 적용

특히 관리자나 주요 업무를 담당하는 계정은 타깃 공격의 우선순위에 놓이므로 MFA는 기본이고, 로그인 이력과 IP 추적 기능을 함께 사용하는 것이 좋습니다. 대부분의 협업툴은 보안 경고 기능도 제공하므로 이를 활성화해야 합니다.

3. 외부 공유 링크 및 게스트 계정 관리

자료를 공유할 때 '링크 공유' 기능은 매우 편리하지만 동시에 가장 큰 보안 위협입니다. 링크가 외부에 노출되면 누구든 해당 문서에 접근할 수 있고, 내부정보가 유출될 가능성이 큽니다.

• “링크를 가진 사람 누구나 접근 가능” 설정 사용 금지
• 공유 링크에 만료일 설정 필수
• 게스트 계정 접근 범위 최소화 (보기 전용 권장)
• 외부 공유 파일은 다운로드 권한 제거
• 프로젝트 종료 후 공유 링크 즉시 폐기
• 공유 문서 로그(열람, 수정, 다운로드 기록) 확인 가능하게 설정

노션이나 구글 문서처럼 링크로 쉽게 문서를 공유할 수 있는 플랫폼일수록, 의도치 않은 정보 공개 위험이 높아집니다. 파일이나 보드가 검색엔진에 노출되지 않도록 설정을 점검하고, 최소한의 공유 대상에게만 접근 권한을 부여하는 것이 원칙입니다.

4. 앱 및 외부 플러그인 연동 제한

협업툴은 다양한 외부 앱과의 연동 기능을 제공합니다. 하지만 이 편리함은 외부 서비스가 내부 데이터를 읽거나, 조작할 수 있는 통로가 되기도 합니다. 보안이 취약한 외부 앱 연동은 악성 스크립트 삽입, 데이터 유출의 원인이 될 수 있습니다.

• 외부 앱 연동은 관리자 승인 후 사용
• 사용 중인 앱 목록을 분기별 점검
• 장기간 미사용 앱은 즉시 제거
• API 키 유출 방지를 위한 보안 관리
• 무료/개인개발 앱 연동 지양
• 플러그인 활동 기록 로그 설정

Slack이나 Teams처럼 외부 봇과 앱 연동이 가능한 플랫폼에서는 자동화 기능이나 알림 설정을 위해 다양한 플러그인을 사용하는데, 이 과정에서 의도치 않게 정보가 외부로 나갈 수 있습니다. 특히 API 키나 토큰이 노출되면 심각한 피해로 이어지므로 키 보안도 중요합니다.

5. 감사 로그 및 활동 기록 주기적 점검

협업툴의 관리자 기능에는 ‘감사 로그’ 또는 ‘활동 기록’ 기능이 포함되어 있습니다. 이는 사용자 행동을 추적하고 보안 사고 발생 시 원인을 분석하는 데 매우 중요합니다.

• 누가 언제 어떤 파일을 열고 수정했는지 기록
• 로그인 실패, 외부 IP 접속 시 경고 알림 설정
• 다운로드 기록과 기기 정보 확인 가능하게 설정
• 중요 자료 삭제 시 관리자 승인 요청 제도 운영
• 감사 로그 백업 및 장기 보관 정책 마련
• 비정상 접속 패턴 발견 시 즉시 차단 기능 활성화

실제로 내부자가 악의적으로 문서를 삭제하거나 외부로 유출했을 때, 활동 기록이 없다면 문제를 파악하는 데 시간이 오래 걸리고 증거 확보도 어렵습니다. 기업은 감사 로그 확인 주기를 정해 분기 또는 월 1회 점검을 권장합니다.

6. 보안 인식 교육과 사고 대응 체계 구축

협업툴 보안을 기술적인 측면에서만 접근하는 것은 한계가 있습니다. 실제 많은 사고는 사용자 부주의에서 비롯되며, 보안 정책을 모르는 구성원이 잘못된 설정을 그대로 유지하는 경우도 많습니다.

• 신입직원 협업툴 보안 교육 필수 이수
• 내부 보안 정책 정기적으로 리마인드
• 실제 사고 사례 기반 교육자료 활용
• 의심스러운 활동 발견 시 신고 채널 운영
• 보안 점검 체크리스트 배포 및 자체 점검 유도
• 사고 발생 시 즉각적인 대응 매뉴얼 보유

협업툴은 조직원 모두가 사용하는 도구이기 때문에, 관리자만 보안에 신경 써서는 완벽한 보호가 어렵습니다. 교육과 점검을 통해 전 직원이 보안의 중요성을 인식하고, 설정 오류나 보안 위협이 발생했을 때 신속하게 대응할 수 있는 체계를 구축하는 것이 장기적으로 매우 중요합니다.

협업툴은 편리하고 빠른 업무를 가능하게 하지만, 동시에 민감한 정보를 담고 있는 공간이기도 합니다. 위 6가지 보안 점검 항목을 기준으로 현재 사용 중인 협업툴의 설정을 확인하고, 부족한 부분은 즉시 보완해보시기 바랍니다. 작은 보안 조치 하나가 큰 사고를 예방할 수 있습니다.